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Der Newsletter

Ein Newsletter (eine Onlineversion einer Kundenzeitschrift) ist eine effiziente und kostengünstige Kommunikationsmöglichkeit mit Interessenten und Kunden und ist u.a. Bestandteil einer guten Kundenbeziehung.

Bevor Sie jedoch mit dem Schreiben eines Newsletters anfangen, sollten folgende Fragen angesprochen werden:

• Wissen Sie, welche Art von Newsletter Sie verschicken wollen?
• Warum soll ich einen eigenen Newsletter herausbringen?
• Welche Informationen und welchen "Mehrwert" kann ich mit meinen Ressourcen liefern?
• Wie lässt sich mein Newsletter von anderen abgrenzen?
• Wie wecke ich den Bedarf für meinen Newsletter?
• Welche Zielgruppe will ich mit meinem Newsletter ansprechen?
• Hat mein Newsletter einen regionalen oder internationalen Schwerpunkt?
• Wie bereite ich eine Kundenbeziehung mit meinem Newsletter auf?
• Welche Informationen kann ich zusätzlich zu meinen Produkten (Inhalten) liefern um die Attraktivität zu steigern?

Prozess

Ein vereinfachter Ablauf sieht wie folgt aus:

Erstellen des Layouts (Inhalt und Gestaltung) in zwei verschiedenen Formaten, sowie das Einstellen des Inhaltes in die bestehende Internetpräsenz. Anschließend werden die aufbereiteten Inhalte (HTML, Text) als Email an die Leser über das "Subscription-Management-System" verschickt. Die "Klicks" die durch den Leser auf der Webseite hervorgerufen werden, können dann in der Webstatistik (Auswertung der Log-Datein) ausgewertet werden.

Aussendezyklen

Wann ist der richtige Sendetermin und wie hoch ist die Schaltfrequenz?

Die Frequenz ist natürlich sehr stark abhängig vom Informationsgehalt und der Aktualität des Inhaltes. Berichten Sie z.B. täglich über aktuelle Finanznachrichten, so liegt die Frequenz eher bei einer täglichen Aussendung des Newsletters. Bei allgemeinen Firmeninformation und Produktankündigungen reicht zum Beispiel ein monatlicher oder dreimonatiger Zyklus. Wichtig ist die richtige Balance zwischen Inhalt und Frequenz. Liegt die Frequenz zu hoch, so kann der Newsletter schnell als Spam (Müll) empfunden werden und die Leser bestellen den Newsletter wieder ab. Das gleiche trifft zu, wenn der Inhalt nicht für die Zielgruppe interessant ist oder nur aus eigenem Interesse Informationen aufbereitet werden (Stichwort: Werbung).

Verteilerservices

Wie versende ich den Newsletter optimal?

Natürlich kann ein Newsletter mit Ihrem üblichen Mailprogramm (z.B. Outlook) versendet werden. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Empängeradressen immer in das BCC-Feld (Blind-Carbon-Copy) eintragen. Damit vermeiden Sie, dass die Empfänger alle Emailadressen einsehen können.
Sobald jedoch die Anzahl der Adressen zunimmt, sollte man auf ein sogenanntes "Subscription-Management" zurückgreifen. Dies sind Leistungen die durch professionelle Unternehmen erbracht werden und erhebliche Vorteile bieten:

• Aussenden des Newsletters in verschiedenen Formaten, z.B. in HTML und/oder TEXT
• An- und Abmeldeprozedur
• Leichte Pflege der Abbonenten über das Internet
• Erstellung von Reports
• Prüfung auf gültige oder doppelte Emailadressen
• Versandstop an abgemeldete Abonnenten
• Aussendung nach Kriterien durch Nutzung von definierbaren Filtern (z.B. Versenden des Newsletters für alle Leser die sich im August 2003 registriert haben)

Opt-In und Opt-Out Verfahren

Nicht die Anzahl der registrierten Leser ist das Maß der Dinge, sondern viel wichtiger ist, dass Sie die Erlaubnis der Leser haben, ihnen den Newsletter zuschicken zu dürfen. Damit hat in der Regel der Leser ein größeres Interesse an dem Inhalt.
Hierzu wird der Leser gebeten, sich selbst in die Verteilerliste einzutragen (Opt-in). Andersherum gilt das entsprechend auch für das Abbestellen des Newsletters (Opt-out). Halten Sie sich nicht an dieses Verfahren (der Leser bestimmt, ob er sich registrieren oder abmelden will), landet Ihr Newsletter schnell als Spam (unerwünschte Werbemails) beim Empfänger. Durch eine solche Vorgehensweise verstoßen Sie außerdem gegen die neuen Email/Spam-Richtlinien. Weitere Infos hierzu finden Sie unter "Links".

Formate

Im Vergleich zu gedruckten Schriften, werden Newsletter am effektivsten in elektronischer Forma angeboten. Senden Sie eine PDF-Datei eines Magazines an Ihre Leser, so ist die Layoutphase natürlich dem der klassischen Medien gleichzusetzen. Das Aussenden per Mail hat zudem weitere Vor- und Nachteile die bei den Formaten berücksichtigt werden muss:

In der Regel werden die Inhalte des Newsletters durch kurze, prägnante Absätze beschrieben, wobei der eigentliche Artikel dann auf der Webseite vorhanden ist.

Bei guten Newslettern hat der Leser die Möglichkeit das Format (HTML oder TEXT) selbst zu wählen (Thema: Kundenfreundlichkeit).

Themenvorschläge

Ein generelles Kochrezept gibt es natürlich nicht. Hier jedoch ein paar Anregungen die im Newsletter veröffentlicht werden:

• Neuigkeiten (Produkte, Unternehmen)
• Artikel (Fachartikel und Publikationen)
• Fragebogen
• Gewinnspiele (als Marketinginstrument)
• Ankündigungen
• Sonderangebote und Aktionen
• Tipps, Trends und Neuigkeiten aus der Branche
• Veranstaltungskalender von Messen, Seminaren, Schulungen

Jeder Artikel sollte in einer kleinen Einführung kurz erklärt werden, so dass der Leser weiß, ob sich der "Klick" auf den Artikel lohnt.